Gastblog Esther Botter | Virtual Es – Online Business Support

Structuur is geen toverwoord

Mijn ervaring als VA (virtual assistant) is dat niet iedereen van nature gestructureerd werkt. Bij sommige mensen lijkt elk takenlijstje te veranderen in chaos. Terwijl een beetje structuur je zoveel kan brengen, want in plaats van een beetje aanrommelen en je werkzaamheden heden ad-hoc uitvoeren kun je echt productief zijn en tijd besparen! Je krijgt echt een stuk meer gedaan op een dag.

Denk niet dat het voor jou niet mogelijk is om orde te scheppen in je chaos. Dit is onzin, iedereen kan het, zolang je maar bereid bent én tips krijgt om je dagelijkse routine aan te passen. En daarbij hoef je de lat niet hoog te leggen. Dus kijk naar wat haalbaar is en vooral naar wat bij je past.

Maar waar begin je dan? Dáár waar de meeste behoefte ligt.

Heb je moeite met focussen?

Zet dan je notificaties uit en plan blokken in je agenda waarop je je met niets anders bezig hoeft te houden. Dus je meldingen voor mail gaan uit, je zet je telefoon op ‘niet storen’ en gáán! Desnoods leg je je telefoon ver bij je weg.

Zit het euvel vooral in je rommelige inbox?

Begin met het uitschrijven van alle nieuwsbrieven en update-mails. Die zijn ballast, ze leiden je onnodig af. Zijn er mails die je toch wel echt wil blijven ontvangen, maar niet urgent zijn? In veel mailprogramma’s kun je je instellingen zo veranderen dat de mails rechtstreeks in een andere map dan je inbox terechtkomen. Als je nu nog niet weet hoe je prioriteit schept in die eindeloze stroom met mails, kun je gaan werken op urgentie. Ik werk zelf vanuit drie mappen: ‘spoed’, ‘to do’ en ‘komt later’.

Ben je veel tijd kwijt aan uitvoeren?

Probeer dan zoveel mogelijk te automatiseren. Als alles op een goede manier staat ingesteld, gaat dit je direct tijd opleveren. Overal heb je wel een tool voor, en tegenwoordig heb je ook hele fijne tools waarin je andere tools kunt samenvoegen, zoals Zapier. Love it!

En natuurlijk hoef je niet alles alleen te doen

Als ondernemer komt er veel op je af. Waar je eerst nog kan denken veel vrijheid te hebben als zelfstandige, kom je er al snel achter dat je als ondernemer veelzijdig moet zijn. En dat is leuk, maar je kunt niet overal goed in zijn. Je kunt niet overal energie van krijgen. En bovendien, als je alles zelf doet heeft je bedrijf hierdoor vaak niet de tijd om te groeien, omdat jij je uren moet stoppen in al die kleine taken die verrekte veel tijd kunnen kosten.

Dus je investeert

Dat doe je als ondernemer vast al wel, dat hoort er een beetje bij. Als investering kun je een VA inhuren om taken van je over te nemen. Dit kan vaak al vanaf een paar uur per maand. Je koopt er tijd mee, doorgaans tegen een lager tarief dan het jouwe. Tijd die jij kunt besteden aan de groei van je bedrijf, je eigen ontwikkeling of aan je loved ones. Niet alleen dat: je staat er niet meer alleen voor, je hebt iemand om mee te sparren… die met je meedenkt, een klankbord als het ware.

Ben je op zoek naar een VA? Dan heb ik tot slot nog een tip voor je: zoek een VA die goed bij je past, die feeling heeft met jouw type bedrijf en met wie je een supergoede klik hebt. Je hebt geen VA nodig om gestructureerd te werken, maar het maakt het wel een stukje makkelijker.  En voor je het weet are you getting things done.

Esther Botter is Virtual Assistent. Met haar bedrijf Virtual Es geeft ze online business support aan vrouwelijke ondernemers. Wil je meer weten over Esther en haar bedrijf? Volg haar op Instagram of link direct met haar op LinkedIn.

Vorige blog
15 tips voor de perfecte film met je smartphone
Volgende blog
Bouwen aan zichtbaarheid of merk
Menu